De plaatsbeschrijving is een document dat bedoeld is om een inventaris op te stellen en een gedetailleerde beschrijving te geven van de staat waarin een onroerend goed onbetwistbaar is gelegen bij de in- en uittreding van de (onder)huurder van het gehuurde pand. Het is dus een essentieel document dat het mogelijk maakt om precies vast te stellen welke schade zich tijdens de huurperiode heeft voorgedaan en om vast te stellen wie verantwoordelijk is voor de reparaties.
De plaatsbeschrijving is verplicht, maar er is geen algemene sanctie als deze niet is geschreven. De persoon die het meest te lijden heeft onder deze schending is de persoon die het onroerend goed verhuurt, omdat in dit geval het onroerend goed wordt verondersteld te zijn verhuurd in de staat waarin het aan het einde van de huurovereenkomst verkeert.
Omdat het bij de uittreding en dus aan het einde van de huurovereenkomst is dat de plaatsbeschrijving echt nuttig is, is het van noodzakelijk belang om deze bij de intreding en dus aan het begin van de huurovereenkomst op te stellen. De regel stelt dat het moet worden opgesteld voordat het goed wordt ingetreden of in de eerste maand (huurovereenkomst van meer dan één jaar) of 15 dagen van intreding (huurovereenkomst van minder dan een jaar).
In het geval van een wijziging of verbetering van het onroerend goed tijdens de looptijd van de huurovereenkomst, moet de plaatsbeschrijving worden aangepast aan de nieuwe staat van het goed.
Dit document wordt ook gebruikt om een plaatsbeschrijving bij uittreding op te stellen of om elke wijziging of verbetering van het onroerend goed tijdens de huurperiode vast te leggen. Het is ook geschikt voor elk type huurovereenkomst, gemeubileerd of ongemeubileerd, woninghuur, onderverhuring, commercieel of kortlopend commercieel.